Judicial
Límites a la fiscalización laboral
Corte anula multas por exigir copias notariales sin respaldo legal
La Corte de Santiago acogió un recurso de nulidad y dejó sin efecto las sanciones aplicadas por la Inspección del Trabajo, al concluir que la ley no exige presentar la documentación laboral en original o copia autorizada ante notario. El tribunal sostuvo que una fotocopia simple satisface la obligación de exhibición y que imponer formalidades adicionales vulnera el principio de legalidad sancionatoria.
La Corte de Apelaciones de Santiago acogió un recurso de nulidad laboral y dejó sin efecto las multas aplicadas por la Inspección del Trabajo a una empresa a la que se reprochó no haber exhibido documentación laboral en original o en copia autorizada ante notario, al concluir que dicha exigencia formal carecía de respaldo legal expreso.
La controversia surgió luego de que un trabajador presentara un reclamo administrativo ante la Inspección del Trabajo durante 2024.
Con motivo de la audiencia de conciliación fijada en ese procedimiento, la autoridad requirió al empleador la presentación del contrato individual de trabajo y del registro de control de asistencia, ya fuera en original o mediante copia autenticada ante notario.
La empresa compareció acompañando el contrato de trabajo en fotocopia simple. Sin embargo, el fiscalizador se negó a examinarlo debido a su formato, lo tuvo por no exhibido y cursó una multa fundada en los artículos 31 y 32 del DFL N.º 2, de 1967, disposiciones que obligan al empleador a mantener a disposición de la autoridad administrativa toda la documentación derivada de las relaciones laborales.
La empresa interpuso una reclamación judicial, argumentando que la exigencia de autenticar notarialmente los documentos constituía una carga formal no contemplada en la ley. Añadió que el contrato acompañado era auténtico y que, pese a tratarse de una copia simple, debía haber sido revisado por la autoridad fiscalizadora.
El Primer Juzgado de Letras del Trabajo de Santiago rechazó la reclamación y validó la actuación administrativa. Razonó que la obligación de exhibir documentación laboral solo podía entenderse debidamente cumplida mediante la presentación de documentos originales o de copias autorizadas, por estimar que únicamente esos formatos permitían al fiscalizador comprobar la autenticidad y verosimilitud de los instrumentos.
Asimismo, sostuvo que la facultad de la Administración para determinar la forma en que debían presentarse los documentos se encontraba implícita en sus atribuciones fiscalizadoras. También descartó la aplicación del principio de no formalización consagrado en el artículo 13 de la Ley Nº19.880.
No obstante, la Corte de Santiago acogió posteriormente el recurso de nulidad y, mediante sentencia de reemplazo dejó sin efecto la multa impuesta.
El tribunal de alzada sostuvo que la exigencia de autenticación notarial no se encuentra expresamente contemplada en el artículo 31 del DFL N.º 2, de 1967, como elemento constitutivo de la infracción administrativa.
En consecuencia, concluyó que el empleador que entrega documentación en fotocopia simple cumple igualmente con la obligación legal de exhibirla y ponerla a disposición de la autoridad.
La Corte agregó que exigir formalidades adicionales para configurar la infracción supone extender el tipo sancionatorio más allá de lo expresamente establecido por la ley, vulnerando el principio de legalidad aplicable al derecho administrativo sancionador.
El fallo puso de manifiesto la tensión existente entre dos principios jurídicos relevantes. Por una parte, el tribunal del trabajo privilegió la eficacia y certeza de la actividad fiscalizadora, al considerar que la autenticidad de la documentación resultaba indispensable para el adecuado ejercicio de dicha potestad.
Por otra, la Corte de Apelaciones enfatizó que ninguna exigencia formal puede generar consecuencias sancionatorias si no cuenta con un fundamento normativo expreso.
El tribunal de alzada desarrolló, además, un argumento adicional que consideró especialmente relevante. Debido a que el fiscalizador se negó a revisar el contrato de trabajo por haber sido acompañado en fotocopia simple, no fue posible advertir que el trabajador se encontraba excluido de la limitación de jornada conforme al artículo 22 del Código del Trabajo.
Como consecuencia de ello, la autoridad también aplicó una multa por no mantener un registro de asistencia, pese a que dicha obligación no resultaba exigible en el caso concreto.
Para la Corte, el excesivo rigor formal no solo condujo a la aplicación de una sanción improcedente por la forma de presentación del contrato, sino que produjo una segunda consecuencia jurídica igualmente carente de fundamento legal.
De esta manera, la sentencia reabre el debate sobre los límites de las exigencias formales en el ámbito de la fiscalización laboral y acerca del equilibrio que debe existir entre la eficacia de la actuación administrativa y el principio de legalidad sancionatoria.
El fallo de reemplazo concluye que las formalidades impuestas por la autoridad deben ser funcionales al cumplimiento de los objetivos de la fiscalización y no pueden transformarse en obstáculos que impidan examinar el fondo de una controversia o que generen sanciones desprovistas de una base normativa suficiente.
Vea sentencia Corte de Santiago Rol Nº297-2025 (Laboral – Cobranza)y de reemplazo.
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