Registro Civil debe entregar información, pero no crear bases de datos, resuelve Corte Suprema

La Corte Suprema acogió un recurso de queja deducido por el Servicio de Registro Civil e Identificación (SRCI) y modificó una decisión del Consejo para la Transparencia relativa a la entrega de antecedentes sobre solicitudes de duplicado de placas patentes. El máximo tribunal precisó el alcance de la relación entre la información pública y la sistematización de datos, concluyendo que los órganos de la Administración deben proporcionar la información que obra en su poder, pero no están obligados a procesarla o estructurarla especialmente para satisfacer un requerimiento de acceso.

El conflicto se originó luego que una particular solicitara al Servicio de Registro Civil e Identificación la entrega del listado de las placas patentes respecto de las cuales se había requerido un duplicado durante el año 2023 y enero de 2024, incluyendo la identificación de la placa, la fecha de la solicitud y la oficina donde esta fue presentada. Tras acogerse el amparo ante el Consejo para la Transparencia, el Servicio interpuso un reclamo de ilegalidad, el que fue rechazado por la Corte de Apelaciones de Santiago.

En su recurso de queja, el SRCI sostuvo que la información requerida no se encontraba disponible en la forma solicitada y que su entrega implicaba crear y sistematizar una base de datos inexistente. Asimismo, alegó que la información recopilada por el Registro Nacional de Vehículos Motorizados tiene finalidades específicas definidas por la ley y que los antecedentes requeridos involucraban datos proporcionados por particulares al realizar trámites ante el organismo.

Al analizar el asunto, la Corte Suprema recordó que la Constitución y la Ley de Transparencia consagran la publicidad de los actos, resoluciones y procedimientos de los órganos del Estado como regla general, reservando las excepciones únicamente para los casos expresamente previstos por el legislador.

En ese contexto, el máximo Tribunal destacó que el procedimiento para solicitar duplicados de placas patentes se encuentra regulado normativamente y que su tramitación necesariamente supone la existencia de registros sobre las solicitudes ingresadas ante el Servicio. Por ello, descartó que se tratara de antecedentes inexistentes o ajenos a la esfera de competencias del organismo.

No obstante, la Corte Suprema precisó que la publicidad de la información no implica que la Administración deba efectuar labores de procesamiento, comparación, consolidación o elaboración de nuevos antecedentes para responder una solicitud de acceso. Según razonó, en materia de información pública y sistematización de datos, la obligación legal consiste en proporcionar la información en la forma en que se encuentra disponible en poder del órgano requerido.

Sobre esa base, concluyó que la decisión impugnada imponía al Servicio una carga que excedía sus obligaciones legales al exigir la entrega de antecedentes identificados y ordenados de una manera que requería una actividad adicional de sistematización. En consecuencia, estimó que los sentenciadores del tribunal de alzada incurrieron en falta o abuso grave al validar dicha exigencia.

En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema acogió el recurso de queja interpuesto por el Servicio de Registro Civil e Identificación y dejó sin efecto la sentencia de la Corte de Santiago, resolviendo que la información requerida deberá ser entregada únicamente en los términos en que obra en poder del organismo, considerando el registro de solicitudes de duplicado correspondiente al período consultado.

Acordado con el voto en contra del abogado integrante señor Valdivia, quien estuvo por rechazar el recurso de queja al estimar que no concurrían las faltas o abusos graves denunciados por el Servicio de Registro Civil e Identificación. En su opinión, las causales de reserva invocadas por el organismo, referidas a la afectación de derechos de terceros y al carácter personal de los datos solicitados, no se configuraban en la especie, tal como había razonado la sentencia recurrida.

Agregó que el argumento relativo a la inexistencia de una base de datos o a la necesidad de elaborarla para responder el requerimiento constituía una alegación distinta de aquellas planteadas originalmente por el servicio. Destacó que, si el organismo estimaba que la entrega de la información afectaba el debido cumplimiento de sus funciones, debió invocar oportunamente la causal prevista en el artículo 21 N°1 de la Ley de Transparencia, circunstancia que no ocurrió durante la tramitación del procedimiento.

Finalmente, sostuvo que la legislación vigente no resuelve expresamente si la información pública debe entregarse únicamente en documentos preexistentes o si puede requerirse su elaboración para atender una solicitud específica. En ese contexto, consideró legítimo que el Consejo para la Transparencia desarrollara una línea jurisprudencial sobre la materia y concluyó que la validación de dicho criterio por parte de la Corte de Santiago no constituía una falta o abuso grave que justificara la intervención disciplinaria de la Corte Suprema.

Vea sentencia Corte Suprema Rol N°7487-2025 y Corte de Santiago Rol N°557-2024 (Contencioso-administrativo).