Dirección del Trabajo fija reglas para uso de teléfonos personales en el registro de asistencia laboral

Una organización sindical solicitó a la Dirección del Trabajo pronunciamiento acerca de las reglas que deben observarse en la utilización de teléfonos móviles personales de los trabajadores en el contexto de la relación laboral, particularmente respecto del uso de sistemas electrónicos de registro y control de asistencia.

El Servicio indicó que, en primer término, corresponde determinar si la utilización de teléfonos personales en el ámbito laboral se ajusta a Derecho. Sobre este punto, recordó que el artículo 152 quáter L del Código del Trabajo establece que, en el caso del trabajo a distancia o teletrabajo, los equipos, herramientas y materiales necesarios para la prestación de los servicios —incluidos los elementos de protección personal— deben ser proporcionados por el empleador, quien además debe asumir los costos de operación, funcionamiento, mantenimiento y reparación, no pudiendo obligar al trabajador a utilizar elementos de su propiedad.

No obstante, precisó que dicha norma se inserta en el contexto de una convención especial, aplicable específicamente al trabajo a distancia o teletrabajo, y no constituye una regla general para todos los contratos de trabajo, por lo que su obligatoriedad se limita al ámbito definido por el legislador.

En cuanto a la normativa administrativa vigente sobre el uso de teléfonos móviles personales, el Servicio señaló que esta se encuentra contenida en la Resolución Exenta N°38, de 26 de abril de 2024. Su artículo 25.2 dispone que la utilización de equipos personales debe ajustarse a determinadas condiciones: los trabajadores deben consentir por escrito el uso de sus dispositivos, acuerdo que debe incorporarse al contrato individual o a un anexo; las partes pueden pactar libremente las condiciones de uso; y, en todo caso, el empleador debe asumir todos los costos derivados de la utilización del equipo, tales como plan de datos, servicio técnico, seguros, accesorios u otros que se acuerden.

El pago de las sumas destinadas al uso del sistema de registro podrá efectuarse ya sea pagando directamente a los proveedores o pagando al trabajador junto a su remuneración mensual la suma convenida, quedando este obligado a destinarla exclusivamente a los fines acordados. Si el monto pagado no cubre el período convenido, el trabajador no estará obligado a efectuar marcaciones hasta que el plan sea nuevamente financiado. Tampoco será responsable por inconvenientes derivados de la falta o insuficiencia de pagos asociados a seguros, reposición de accesorios, servicios técnicos o licencias de software.

Asimismo, la resolución dispone que las aplicaciones instaladas no deben requerir más permisos que los estrictamente necesarios para el control de asistencia y horas de trabajo, considerándose contrario a Derecho exigir acceso a material fotográfico, correo electrónico o redes sociales del dependiente, estando vedado el acceso del empleador a información privada. Las partes pueden acordar la forma de registrar el inicio o término de actividades, ya sea mediante clave, huella digital, envío de fotografía del lugar de prestación de servicios, escaneo de código QR u otros mecanismos. También podrán pactar que el trabajador mantenga batería suficiente para efectuar las marcaciones, y si el sistema exige un equipo con características distintas, el empleador deberá asumir los costos que implique el cambio de dispositivo.

En materia de protección de datos personales, el artículo 57 de la misma resolución establece reglas específicas, sin perjuicio de lo dispuesto por la Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada. Cuando los sistemas requieran datos personales o sensibles no contemplados en el artículo 10 del Código del Trabajo u otra norma legal o reglamentaria, como huella digital o número telefónico personal, el trabajador deberá manifestar previamente su consentimiento por escrito en el contrato o anexo. El documento deberá señalar el objetivo de la solicitud y la modalidad de uso de los datos, además de prohibir expresamente su transferencia a terceros ajenos a la relación laboral, salvo el prestador del servicio, quien tampoco podrá utilizarlos para fines distintos al control de asistencia.

Durante la vigencia del vínculo laboral, los trabajadores podrán solicitar en cualquier momento la eliminación de su información del sistema, siempre que no se trate de antecedentes exigidos por normas legales o reglamentarias. Finalizada la relación laboral, tanto el empleador como el prestador deberán destruir los datos personales recolectados, tales como huellas digitales, números telefónicos o correos electrónicos personales, en un plazo no inferior a 90 días ni superior a 120 desde la renuncia o despido. Igual obligación regirá para el prestador cuando termine su vínculo con el cliente. Dichos plazos permiten la mantención temporal de antecedentes que puedan ser requeridos judicialmente si el trabajador ejerce acciones legales. En el caso del empleador, la obligación de destrucción se limita a datos no contemplados en el artículo 10 del Código del Trabajo u otras normas legales.

La resolución establece que los empleadores son responsables del cumplimiento de estas reglas, especialmente en lo relativo al tratamiento de datos personales, todo ello sin perjuicio de los demás derechos que reconoce la Ley N°19.628 a los trabajadores como titulares de datos.

De este modo, la Dirección del Trabajo concluye que la correcta implementación de sistemas electrónicos de registro y control de asistencia solo se ajustará a Derecho cuando se cumpla íntegramente con las reglas establecidas en el pronunciamiento y en la normativa vigente.

Vea Dirección del Trabajo Dictamen ORD N°75.