Contraloría fija condiciones para que FOSIS destruya expedientes digitalizados tras diez años, con requisitos estrictos

El Fondo de Solidaridad e Inversión Social (FOSIS) solicitó un pronunciamiento a la Contraloría General de la República para determinar si procede eliminar, previa digitalización, la documentación contenida en expedientes de procesos de ejecución programática que mantiene, los que han sido implementados por terceros, ya sea con financiamiento propio o en virtud de convenios de colaboración y transferencia de recursos. La consulta apunta a ajustarse a los principios de eficiencia y eficacia en la función pública y a resolver los problemas derivados de la conservación material de dichos antecedentes.

En su análisis, la Contraloría recordó que la ley N° 18.845, que regula los sistemas de microcopia o micrograbación de documentos, define en su artículo 1° que una microforma es la imagen compactada o digitalizada de un documento original mediante tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior. A su vez, el artículo 4° establece que las microformas elaboradas conforme a esa normativa tienen el mismo mérito que el documento original para todos los efectos legales.

No obstante, precisa, el artículo 6° de esa ley prohíbe destruir documentos de valor histórico o cultural, aunque consten en microforma. Se consideran tales aquellos pertenecientes a la administración pública centralizada o descentralizada y a registros públicos, respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición.

Asimismo, la ley N° 21.180, sobre transformación digital del Estado, facultó al Presidente de la República para dictar un decreto con fuerza de ley que estableciera los requisitos para la elaboración, conservación y uso de microformas, así como para la destrucción de documentos originales. En virtud de esa delegación se dictó el DFL N° 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, cuyo artículo 9°, en concordancia con la ley N° 18.845, reitera la prohibición de destruir documentos originales en papel cuando el Conservador del Archivo Nacional fundadamente determine la necesidad de preservarlos por su valor histórico o cultural.

Los artículos 11 y 12 del citado decreto disponen que, salvo las excepciones contempladas, podrá iniciarse el proceso de destrucción de documentos en soporte papel una vez transcurridos diez años desde la elaboración de la microforma, tratándose de documentos de la administración pública o de registros públicos, previa publicación de un aviso en el Diario Oficial con la antelación indicada respecto de la fecha fijada para su destrucción.

También alude a la jurisprudencia administrativa, entre ella el dictamen N° E316717, de 2023, que señala que, en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos consagrados en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, los órganos del Estado pueden aprovechar las ventajas de las leyes N°s. 18.845 y 19.799 para cumplir la obligación de conservar documentos mediante sistemas electrónicos y digitales, cuando ello resulte procedente.

Por otra parte, los artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336 establecen que el Contralor puede adoptar medidas para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de documentos relativos a deuda pública, especies valoradas y otros efectos, así como examinar e inspeccionar libros, registros y documentos contables y revisar cuentas. En la misma línea, el oficio circular N° 28.704, de 1981, instruye que la documentación relacionada directamente con la administración de fondos o bienes del Estado —o sus digitalizaciones— debe mantenerse por el servicio durante tres años desde su revisión definitiva, sin perjuicio de que la Contraloría disponga su conservación por un plazo mayor o hasta el finiquito de un reparo u observación.

En su conclusión, el órgano de control precisó que la ley N° 18.845 debe entenderse complementada por el DFL N° 1, de 2020, que regula los requisitos técnicos y procedimentales para la elaboración y uso de microformas y la destrucción de originales.

Asimismo, indicó que el FOSIS, conforme a los artículos 7° y 12 de la ley N° 18.989, es un servicio descentralizado cuyo jefe superior es su Director Ejecutivo, por lo que se encuentra afecto a la prohibición de destruir documentos en los términos señalados en la ley N° 18.845 y en el citado decreto.

En consecuencia, si los expedientes consultados han sido digitalizados conforme a la ley N° 18.845, puede entenderse resguardado su contenido y garantizado su acceso. Sin embargo, solo podrá destruirse el soporte físico una vez transcurridos diez años desde la elaboración de la microforma y siempre que el Conservador del Archivo Nacional no haya ejercido su derecho de oposición por razones fundadas de valor histórico o cultural.

Para ello, el FOSIS deberá publicar un aviso en el Diario Oficial con al menos 60 días de anticipación a la fecha prevista para la destrucción, indicando dicha data, plazo dentro del cual el Conservador podrá manifestar su oposición.

Finalmente, la Contraloría recordó que, conforme al artículo 5° de la ley N° 18.575, los órganos del Estado deben actuar coordinadamente y evitar duplicidades o interferencias, por lo que antes de adoptar cualquier decisión sobre la destrucción de documentos el FOSIS deberá coordinarse con el Archivo Nacional. También deberá considerar las normas especiales de la ley N° 10.336 y del oficio circular N° 28.704, de 1981, relacionadas con las facultades de fiscalización sobre bienes y fondos públicos que ejerce el Organismo Contralor.

Vea Dictamen Contraloría General de la República D64N26.