Contraloría instruye a Subsecretaría de Energía regularizar notas de crédito emitidas después del pago de facturas

La Contraloría General de la República emitió el Dictamen N° E172275N25, de fecha 10 de octubre de 2025, mediante el cual se pronunció sobre el tratamiento contable que debe aplicar la Subsecretaría de Energía respecto de notas de crédito emitidas por proveedores con posterioridad al pago de las facturas correspondientes, precisando el procedimiento de registro y reintegro de recursos a la Tesorería General de la República (TGR).

El pronunciamiento responde a una consulta formulada por la Subsecretaría de Energía, que detectó la existencia de notas de crédito no registradas oportunamente en la contabilidad institucional, lo que generó la omisión de la disminución del gasto y la falta de constitución del derecho exigible a favor del Fisco. La entidad solicitó aclarar si correspondía efectuar la corrección contable del gasto y reconocer como deudor al proveedor por los montos adeudados.

En su análisis, la Contraloría recordó que el sistema de pago centralizado de facturas electrónicas, regulado por los oficios circulares N°15 de 2020 del Ministerio de Hacienda y N°8, 9 y 14 de 2020 de la Dirección de Presupuestos, contempla que las obligaciones con proveedores sean pagadas por la TGR, en base a las operaciones devengadas en el sistema SIGFE II. Asimismo, los oficios circulares N°25 de 2022 y N°18 de 2023 de la Dirección de Presupuestos establecen el tratamiento aplicable a los pagos duplicados o en exceso, los cuales se producen cuando existen notas de crédito no aplicadas al momento del pago.

El órgano contralor precisó que, conforme al decreto N°711 de 2023 del Ministerio de Hacienda y la resolución N°8 de 2023 de la propia Contraloría, se incorporaron al Clasificador Presupuestario y al plan de cuentas las asignaciones y cuentas contables destinadas a registrar los ingresos y reintegros por pagos duplicados o en exceso. En este marco, la entidad debe reconocer contablemente la recuperación de los recursos y proceder a su reintegro presupuestario a la Tesorería General de la República, conforme a la operatoria prevista en la normativa vigente.

La Contraloría instruyó además que los saldos registrados en la cuenta 21414 “Recaudación de Terceros Pendientes de Aplicación” deben ser regularizados, aplicándolos al ingreso presupuestario en el momento en que se ejecute la recuperación de los montos correspondientes, a fin de depurar los saldos y reflejar correctamente las operaciones en la contabilidad institucional.

Con este pronunciamiento, la Contraloría reafirma la obligación de los organismos públicos de aplicar correctamente las notas de crédito emitidas con posterioridad al pago de facturas, garantizando la adecuada contabilización de los recursos fiscales y el cumplimiento de los principios de responsabilidad y transparencia financiera en la gestión presupuestaria.

Vea Dictamen N° E172275N25.